مدیرکل ثبت استان
- نظارت بر حسن اجرای کلیه قوانین و مقررات مربوط به املاک و اسناد در حوزه استان مربوطه
- رسیدگی به کلیه امور مربوط به ثبت استان و صدور دستور مقتضی نسبت به آن
- رسیدگی به کلیه شکایات و نامه هائیکه از طرف اشخاص و واحدهای ثبتی تابعه به ثبت استان فرستاده میشود . - رسیدگی به پرونده های ثبتی و اجرائی و مالی و گزارشهای واحدهای ثبتی تابعه و ارجاع آنان به کارشناسان و بازرسان ثبت استان و اظهار نظر نهائی نسبت به نظرات آنان
- شرکت در جلسات هیأت نظارت استان و بررسی پرونده های قابل طرح در هیأت و اتخاذ تصمیم و صدور رأی پس از تبادل نظر سایر اعضاء طبق مقررات و در حدود وظایف و اختیارات قید شده در قانون اصلاحی ثبت اسناد واملاک مصوب ۵۱ و دستور ابلاغ رأی به واحدهای مربوط و ارسال یک نسخه از آن به مرکز
- شرکت در جلسات دادگاه انتظامی سر دفتران استان
- نظارت بر نحوه وصول درآمدهای ثبتی و بررسی آمارهای ماهانه و مقایسه آن با ماههای مشابه سالهای گذشته و تعیین درصد افزایش به منظور بررسی میزان کار و فعالیت واحدهای ثبتی در سطح استان و در صورت کاهش درآمد تعیین علل کاهش و اتخاذ تدابیر لازم به منظور رفع نواقص برای جبران آن
- تهیه و تنظیم آمار و اطلاعات مربوط به ثبت املاک و اسناد در حوزه استان مربوطه و تسلیم گزارشهای ماهانه و سالانه درباره امور مربوط به مرکز
- کنترل اعتبارات ثبت استان و تهیه برنامه جامع به منظور تعیین اولویت های لازم در امر تخصیص اعتبار برای واحدهای ثبتی تابعه بر اساس احتیاجات و فعالیت های آنها
- شرکت در جلسات استانداری تهران و همکاری و معاضدت با استانداری و ادارات کل استان و انجام وظایفی که بر طبق قوانین و مقررات حاکم بر عهده مدیر کل ثبت استان میباشد .
- دستور انجام هزینه های لازم برای واحدهای ثبتی تابعه بر اساس برنامه ها و فعالیتهای هر یک
- ارائه پیشنهاد لازم در مورد انتصاب و نقل و انتقال معاونین اداره کل و رؤسا و معاونین واحدهای ثبتی استان به مرکز
- ارائه پیشنهاد لازم در مورد نقل و انتقال کارمندان و رؤسای واحدهای ثبتی
- صدور احکام تغییر ضریب ، افزایش سنواتی ، تعیین حقوق و مزایا، مرخصی، معذوریت و مأموریت کارکنان زیر مجموعه ثبت استان و صدور احکام برقراری حقوق بازنشستگی و وظیفه در مورد کارکنان بازنشسته ، متوفی و یا از کار افتاده ثبت استان و احکام اصلاح یا افزایش حقوق آنان و انجام سایر هزینه ها طبق اختیارات تفویضی از مرکز
- کنترل کامل در مورد نحوه رفتار و طرز انجام وظیفه کارمند
- اعمال دقت کافی در مورد رسیدگی به پرونده هایی که به کارمندان ارجاع میگردد و همچنین کنترل ثبت شهرستان و واحد های تابعه از قبیل : اجرا – دفتر املاک – بایگانی – حسابداری – ثبت شرکتها – صندوق به منظور تسریع در انجام محوله و جلوگیری از رکود کارهای جاری
- سرکشی و بازرسی ماهیانه به واحدهای ثبتی و رسیدگی به پرونده های جاری و در صورت لزوم مبادرت به تهیه گزارش به مرکز و اظهار نظر صریح
- انجام سایر امور مرتبط با وظایف واحد که از طرف مقام مافوق ارجاع میگردد
مسئول دفتر
- هماهنگی امور جاری دفتر مدیر کل
- تعیین وقت ملاقات ها و هماهنگی جلسات مدیرکل
- پاسخگوئی به مراجعان و تلفن
- انجام امور منشیگری
- انجام امور تدارکاتی و امور نقلیه
- انجام امور پرسنلی کارکنان
- راهنمائی ارباب رجوع
- هماهنگی و انجام امور تشریفاتی و بازدیدها
- دریافت و ارسال نامه ها از طریق نمابر
- تهیه و تنظیم و اجرای تقویم ماهانه یا سالانه ملاقاتها
- انجام سایر امور مرتبط با وظایف واحد که از طرف مافوق ارجاع می گردد
معاون استان
- همکاری و معاضدت با مدیر کل ثبت استان در اجرای قوانین و مقررات و آیین نامه های مربوط به ثبت اسناد و املاک در سطح استان و انجام کلیه وظایف مقام مافوق ( باستثناء امور مالی ) در غیاب مدیر کل استان
- انجام وظایفی که از طرف مدیر کل ثبت استان بعهده وی محول میگردد و اتخاذ تصمیم و صدور دستورات لازم از طرف مدیر کل ثبت استان در موارد تعیین شده
- نظارت بر حسن جریان امور ادارات و ارشاد و راهنمایی مسئولین مربوطه
- کنترل کارهای کارشناسان و گزارشهای تهیه شده برای هیئت نظارت در مورد رفع اشکالات ثبتی و ارائه طریق قانونی و اظهار نظر صریح درباره آنها
- کنترل و بررسی گزارشات بازرسان دفاتر اسناد رسمی و بازرسان ثبت استان و اظهار نظر نسبت به مقاد گزارشهای رسیده
- تهیه گزارش مربوط به تخلقات سردفتران و دفتریاران دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و عنداللزوم پی گیری تخلفات اعلام شده به اداره کل امور اسناد سازمان
- بکاربستن تدابیر لازم به منظور هماهنگی بین ادارات تابعه در انجام امور مربوطه
- رسیدگی به شکایات واصله در امور مربوط به ثبت اسناد و املاک و اجرای مفاد اسناد رسمی و سایر امور جاری ادارات تابعه با ارجاع مقام مافوق
- شرکت در جلسات هیئت نظارت در کمسیون موضوع ماده ۵۰ قانون برنامه عمرانی پنجم و کمسیون تشخیص موضوع ماده ۱۴۵ الحاقی به قانون ثبت در غیاب مدیر کل استان
- سرکشی و نظارت بر عملکرد واحدهای ثبتی تابعه بر حسب دستور مقام مافوق
- انجام سایر امور مرتبط با وظایف واحد که از طرف مافوق ارجاع میگردد.
کارگزین
- بررسی درخواست مرخصی ( استحقاقی و استعلاجی ) سردفتران و دفتریاران و تهیه گزارش لازم به مقام مافوق - بررسی درخواست مرخصی ( استحقاقی و استعلاجی ) کارکنان و تهیه گزارش جهت مقام ریاست به مقام مافوق
- تهیه پیش نویس احکام مرخصی معذوریت و مأموریت و غیره برحسب دستور مقام مافوق و رعایت مقررات و آئین نامه های استخدامی
- تنظیم آمارهای ماهانه کارگزینی اداره کل ثبت و واحدهای تابعه و تعیین پستهای سازمانی بلاتصدی و پیشنهاد رفع نواقص و کمبود کادر به رئیس ثبت
- تهیه صورت انتقال – انتصاب و مرخصی و مغدوریت و مأموریت کارکنان
- تهیه گزارشات لازم جهت مقام مافوق
- انجام سایر امور مرتبط با وظایف واحد که از طرف مافوق ارجاع می گردد
کاردان تعیین موقعیت ماهواره ای
- همکاری با کارشناس تعیین موقعیت ماهواره ای
- هدایت اکیپ زمینی تحت سرپرستی زیر نظر کارشناس تعیین موقعیت ماهواره ای و کارشناس امور ژئودزی
- زیر نظر کارشناس امور ژئودزی اکیپ زمینی خود را هدایت می کند
- رفع نقایص و مشکلات عاملین زیرنظر
- ایجاد هماهنگی بین عاملین زیرنظر
- ارائه مشاهدات انجام شده به کارشناس امور
- انجام سایر امور مرتبط با وظایف واحد که از طرف مافوق ارجاع میگردد
کارشناس املاک و اسناد و دبیر هیئت نظارت
- مطالعه گزارشهائی که برای طرح در هیئت نظارت رسیده و تهیه خلاصه از موارد مورد نیاز اعضاء هیئت
- تنظیم کار جلسات هیئت نظارت و طرح موضوعات مورد رسیدگی هیئت به ترتیب نوبت
- تهیه تنظیم صورتجلسات و تصمیمات هیئت نظارت و ابلاغ آراء هیئت بمراجع مربوطه و ترتیب نگهداری و ضبط و ربط آراء هیئت براساس موضوع آن
- تنظیم دفتر اوقات برای هیئت نظارت و ثبت پرونده های وارده به منظور رعایت نوبت های رسیدگی
- ثبت آراء صادره از هیئت نظارت در دفاتر مخصوص بمنظور سهولت دسترسی و استفاده از آنها در مواقع لازم
- ادای توضیحات لازم به اعضاء هیئت در مورد پرونده های مطروحه
- تهیه گزارشات لازم از بازده کار هیئت نظارت برای مقام مافوق
- تهیه آمار ماهیانه از آراء صادره از هیئت نظارت
- تهیه پیش نویس مکاتبات لازم با واحد ثبتی گزارش دهنده در جهت رفع نواقص گزارشات ارسالی و یا اخذ توضیح بیشتر از آنها
- انجام سایر امور مرتبط با وظایف واحد که از طرف مافوق ارجاع میگردد
کارشناس امور ژئودزی ماهواره ای
- هدایت و برنامه ریزی در مورد وظایف محوله به کارشناسان ژئودزی سازمان ثبت در حوزه فعالیت خود زیر نظر کارشناس مسئول کاداستر
- نظارت بر اجرای استانداردها و دستورالعملهای فنی و اجرایی اداره نقشه برداری و ژئو دزی
- ارائه گزارشهای فنی به کارشناس مسئول کاداستر جهت ارسال به اداره نقشه برداری و ژئودزی
- برنامه ریزی به منظور گسترش شبکه های ژئودزی و متراکم نمودن آنها
- انجام محاسبات شبکه های ژئودزی
- هماهنگی با کارشناس امور نقشه برداری
- شرکت در عملیات تکثیرنقاط مختصات دارد در صورت لزوم
- همکاری در اجرای کلیه عملیات نقشه برداری و ژئودزی مطابق آئین نامه تبصره ۳ ماده ۱۵۶ قانون ثبت در صورت لزوم
- انجام سایر امور مرتبط با وظایف واحد که از طرف مافوق ارجاع می گردد.
کارشناس مسئول امور املاک و اسناد
- راهنمائی و ارشاد کارشناسان املاک و اسناد در انجام وظایف محوله و تقسیم کار بین آنها
- مطالعه و بررسی گزارشات تهیه شده توسط کارشناسان تحت سرپرستی و اظهار نظر درباره آنها
- تهیه پیش نویسهای لازم و اصلاح پیش نویسهای تهیه شده توسط کارشناسان تحت سرپرستی
- بررسی گزارشهای واصله از واحدهای ثبتی تابعه در مورد اشکالات ثبتی و اجرائی و اقدام نسبت به آنها و یا ارجاع آن به کارشناسان جهت اقدام
- بررسی گزارشهایی که از واحدهای ثبتی تابعه استان جهت طرح در هیئت نظارت ارسال می گردد و ارجاع آن به کارشناسان جهت اقدام
- رسیدگی به شکایات مراجعین از دفاتر اسناد رسمی و اعمال سردفتران و دفتریاران و تهیه پاسخ لازم برای شاکیان
- بررسی و اظهار نظر در مورد گزارشات بازرسان دفاتر اسناد رسمی ثبت استان در مواردی که عدم رعایت مقررات را اعلام نموده اند
- انجام سایر امور مرتبط با وظایف واحد که از طرف مافوق ارجاع میگردد
کارشناس مسئول امور املاک و اسناد
- راهنمائی و ارشاد کارشناسان املاک و اسناد در انجام وظایف محوله و تقسیم کار بین آنها
- مطالعه و بررسی گزارشات تهیه شده توسط کارشناسان تحت سرپرستی و اظهار نظر درباره آنها
- تهیه پیش نویسهای لازم و اصلاح پیش نویسهای تهیه شده توسط کارشناسان تحت سرپرستی
- بررسی گزارشهای واصله از واحدهای ثبتی تابعه در مورد اشکالات ثبتی و اجرائی و اقدام نسبت به آنها و یا ارجاع آن به کارشناسان جهت اقدام
- بررسی گزارشهایی که از واحدهای ثبتی تابعه استان جهت طرح در هیئت نظارت ارسال می گردد و ارجاع آن به کارشناسان جهت اقدام
- رسیدگی به شکایات مراجعین از دفاتر اسناد رسمی و اعمال سردفتران و دفتریاران و تهیه پاسخ لازم برای شاکیان
- بررسی و اظهار نظر در مورد گزارشات بازرسان دفاتر اسناد رسمی ثبت استان در مواردی که عدم رعایت مقررات را اعلام نموده اند
- انجام سایر امور مرتبط با وظایف واحد که از طرف مافوق ارجاع میگردد
کارشناس امور نقشه برداری و کاداستر
- برنامه ریزی کاری برای منطقه مورد نقشه برداری و تعیین زمان انجام کار
- فراهم آوردن مقدمات لازم جهت اعزام اکیپ های عملیاتی
- هدایت و برنامه ریزی در مورد وظایف محوله به کارشناسان نقشه بردار و همچنین نقشه برداران سازمان ثبت در حوزه فعالیت خود زیر نظر کارشناس مسئول کاداستر
- نظارت بر اجرای استانداردها و دستورالعملهای فنی و اجرایی اداره نقشه برداری و کاداستر
- ارائه گزارش های فنی به کارشناسان مسئول کاداستر جهت ارسال به اداره نقشه برداری و ژئودزی
- برنامه ریزی در مورد بهنگام سازی نقشه های تهیه شده و مشارکت در اجرای عملیات نقشه برداری ثبت مطابق ماده ۱۵۶ قانون ثبت
- همکاری کارشناسی با قسمت پایگاه اطلاعاتی
- همکاری و هماهنگی در جمع آوری پردازش و بروز کردن اطلاعات توصیفی و گرافیکی
- انجام مأموریت ها ی محوله از طرف سازمان ثبت در شهرستانها در موقع لزوم
- هماهنگی در جهت تهیه نقشه های ثبتی به منظور تحدید حدود املاک
- انجام سایر امور مرتبط با وظایف واحد که از طرف مافوق ارجاع میگردد
کارشناس بودجه
- تهیه آمارهای لازم برای تنظیم بودجه
- بررسی و مطالعه و کسب اطلاع کافی از دستورالعمل های تنظیم بودجه در جهت جامعیت هر چه بهتر پیشنهاد بودجه سازمانی
- بررسی و مطالعه و کسب اطلاع کافی از دستورالعمل های مربوط به نحوه هزینه در جهت بهینه نمودن مدیریت هزینه
- جمع آوری احتیاجات و نیازمندیهای پیشنهادی و اعتبارات در خواستی واحدهای ثبتی تابعه
- نگاهداری دفاتر اعتبارات بودجه برحسب فعالیت ها و طرحها و به تفکیک مواد هزینه
- همکاری با مسئولین امر در تنظیم و پیشنهاد بودجه
- بررسی و مطالعه و کسب اطلاع کافی از نحوه و میزان توزیع اعتبارات به واحدها به منظور اولویت سنجی و تأمین عدالت و رعایت اصل صرفه جویی و پیشنهاد کارشناسی
- تهیه گزارشات مورد لزوم
- تهیه دفاتر و اطلاعات و آمارهای مختلف پرسنلی و اداری از واحدهای مختلف ثبتی تابعه و مرتب نمودن تغییرات حاصله و نگهداری حساب عملیات مالی درآمدها
- انجام سایر امور مرتبط با وظایف واحد که از طرف مافوق اجرا میگردد
کارشناس ساختمان و تأسیسات
- بازدید منظم از وضعیت ساختمانها و تأسیسات آن
- ارائه گزارش از چگونگی وضعیت ساختمانها از نظر سازه ای و معماری بمنظور حفظ ایمنی و محیطی کارآمد
- ارائه طرح و پیشنهاد جهت بازسازی ، مرمت و حفظ کارآیی های ساختمانی و تاسیساتی
- ارائه طرح جهت بهینه سازی فضاهای موجود با توجه به وضعیت رفتارهای سازه و توجه به نیازها و گستردگی روز افزون کارها و مراجعین و محدودیت فضاهای اداری
- برآورد هزینه های ناشی از مرمت و بازسازی
- نظارت بر کارهای اجرائی پیمانکاران
- بررسی ارتباط فنی بین اداره کل و دفتر فنی
- رسیدگی به نامه ها و درخواستهای واحد های تابعه جهت انجام امور ساختمانی و تأسیساتی
- انجام سایر امور مرتبط با وظایف واحد که از طرف مقام مافوق ارجاع می گردد.
کارشناس سخت افزار
- هماهنگی و همکاری مستمر با مسئول مافوق به منظور اجرای سیاستهای کلی خدمات ماشینی در زمینه تأمین نیاز سخت افزار و نرم افزار ادارات کل ثبت
- برنامه ریزی در جهت نگهداری بهینه و پشتیبانی سخت افزارهای ادارات ثبت
- همکاری در تعیین ضوابط استفاده از نرم افزار و سخت افزارهای ادارات ثبت
- بررسی شبکه های جدید و پیشنهاد بهینه سازی شبکه های رایانه ای در سطح ادارات ثبت
- بروز نگهداشتن مشخصات فنی سخت افزارهایی که در سطح ادارات ثبت مورد استفاده قرار میگیرد
- برنامه ریزی جهت شناسایی کامل بمنظور تهیه سخت افزارهای مورد نیاز ادارات ثبت
- هماهنگی و همکاری در برنامه ریزی جهت استفاده از فن آوریهای مرتبط با IT در ادارات ثبت
- هماهنگی و همکاری درخصوص پیشگیری از ویروسها ، هکرها و ... جهت عملکرد صحیح شبکه های رایانه ای ادارات ثبت
- برنامه ریزی درخصوص ایجاد ساختار ایمن اطلاعات در سطح ادارات ثبت
- انجام سایر امور مربوطه به واحد که از طرف مافوق ارجاع می شود
کارشناس مسئول کاداستر
- هماهنگی و همکاری مستمر با مدیر کل استان بمنظور اجرای سیاستهای کلی کاداستر
- دریافت مستمر دستورالعملهای اجرائی کاداستر از اداره کل نقشه برداری و برنامه ریزی لازم جهت اجرای دقیق دستورالعمل فوق در سطح ادارات مختلف ثبت شهرستان
- برنامه ریزی و دریافت پشتیبان گیریهای انجام شده از بانک اطلاعاتی کاداستر که توسط ادارات ثبت شهرستان به اداره کل استان ارسال شده است . انجام بررسی روی آنها تنظیم گزارشات لازم و ارسال زمانمند آنها و گزارشات مربوطه به اداره اطلاعات جغرافیائی ضمن هماهنگی با مدیرکل استان
- برنامه ریزی جهت اجرای عملیات کاداستر در ادارات ثبت تابع استان ، که اجرای کاداستر آنها مقرر گردیده است
- برنامه ریزی جهت کنترل حسن اجرای مرحله پیاده سازی کاداستر در ادارات ثبت شهرستان و تهیه گزارشات لازم
- همکاری با بازرسان ثبت در رسیدگی به تخلفات نقشه برداران طبق دستور مافوق در ثبت استان
- برنامه ریزی جهت استفاده از امکانات دیگر سازمانها و ادارات استان در زمینه تهیه نقشه و بانک اطلاعات کاداستر - برنامه ریزی جهت استفاده از امکانات بخش خصوصی اجرای عملیات تهیه نقشه کاداستر و ایجاد بانک اطلاعات کاداستر
- برنامه ریزی جهت نظارت و پی گیری در ارتباط با مدیریت بانک اطلاعاتی کاداستر در سطح ادارات ثبت شهرستانهای تابع استان
- برنامه ریزی جهت پی گیری موارد مربوط به پشتیبان گیری و استفاده از بانک اطلاعاتی کاداستر و مسائل مرتبط با آن در سطح ادارات ثبت شهرستان
- برنامه ریزی جهت کنترل کمی و کیفی مجموعه عملیاتهای وابسته به تهیه بانک اطلاعاتی و نقشه کاداستر در سطح ادارات ثبت شهرستانهای تابع استان
- برنامه ریزی جهت کنترل کمی و کیفی مجموعه عملیاتهای وابسته به استفاده از نقشه و بانک اطلاعات کاداستر تهیه شده در سطح ادارات ثبت شهرستانهای تابع استان
- انجام سایر امور مرتبط با وظایف واحد که از طرف مافوق ارجاع میگردد
کارشناس مسئول امور املاک و اسناد
- راهنمائی و ارشاد کارشناسان املاک و اسناد در انجام وظایف محوله و تقسیم کار بین آنها
- مطالعه و بررسی گزارشات تهیه شده توسط کارشناسان تحت سرپرستی و اظهار نظر درباره آنها
- تهیه پیش نویسهای لازم و اصلاح پیش نویسهای تهیه شده توسط کارشناسان تحت سرپرستی
- بررسی گزارشهای واصله از واحدهای ثبتی تابعه در مورد اشکالات ثبتی و اجرائی و اقدام نسبت به آنها و یا ارجاع آن به کارشناسان جهت اقدام
- بررسی گزارشهایی که از واحدهای ثبتی تابعه استان جهت طرح در هیئت نظارت ارسال می گردد و ارجاع آن به کارشناسان جهت اقدام
- رسیدگی به شکایات مراجعین از دفاتر اسناد رسمی و اعمال سردفتران و دفتریاران و تهیه پاسخ لازم برای شاکیان
- بررسی و اظهار نظر در مورد گزارشات بازرسان دفاتر اسناد رسمی ثبت استان در مواردی که عدم رعایت مقررات را اعلام نموده اند
- انجام سایر امور مرتبط با وظایف واحد که از طرف مافوق ارجاع میگردد
بازرس
- رسیدگی به پرونده های غیر مختومه اجرائی و پرونده های ثبتی که بموقع مورد اقدام قرار نگرفته و تعیین علت تأخیر آن با ارجاع مقام مافوق
- رسیدگی به عملیات نمایندگان از نظر قبول درخواست ثبت تحدید حدود و تفکیک و سایر امور ثبتی با ارجاع مقام مافوق
- رسیدگی به عملیات ارزیابان بدستور مافوق
- بازرسی دفاتر اسناد رسمی از نظر کیفیت تنظیم اسناد و تهیه گزارش برای مقام مافوق در موارد مورد لزوم
- رسیدگی به عملیات صاحبان دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق از نظر وصول حقوق دولتی و تنظیم گزارش برای مقام مافوق
- رسیدگی به کیفیت کار دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق از نظر رعایت قوانین و مقررات و دستورالعملهای اداری - تهیه گزارش در مورد دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق که از گذشته بدهی داشته و نپرداخته اند و رسیدگی به دوران تصدی سردفتران و دفتریاران به معیت مسئول حسابداری
- رسیدگی به شکایاتی که از طرز کار کارکنان در سطح استان از طرف مراجعین به مراجع اداری میرسد و از طرف رئیس استان ارجاع شده است و جمع آوری اطلاعات لازم نسبت به موضوع مورد شکایت و تهیه گزارش از نتیجه کار برای رئیس استان از طریق مسئول بازرسی
- انجام بازرسی لازم طبق دستور رئیس ثبت استان از واحدهای ثبتی در کلیه امور
- انجام سایر امور مرتبط با وظایف واحد که از طرف مافوق ارجاع میگرد
راننده وسایط نقلیه تندرو سبک
- حمل و نقل افراد و احتمالا کالاها متناسب با ظرفیت خودرو در داخل یا خارج شهر طبق دستور و مأموریت های محوله
- کنترل کلیه قسمتها ، تجهیزات ، وسایل و لوازم و متعلقات مربوط به خودرو جهت حصول اطمینان از صحت کار آنها
- انجام تعمیرات معمولی وسیله نقلیه که رانندگی آن را بعهده دارد نظیر گاز و هوار تنظیم دلکو و احتمالا تعویض پلاتین آن – بازدید روغن ترمز و لوله های مربوط و رفع اتصالیهای مربوط و تعویض قطعات و لوازم اتومبیل
- مراقبت از اتومبیل و انجام بموقع سرویس و تعویض روغن و گریس کاریهای لازم
- تنظیف و حفاظت خودرو و کلیه قطعات و تجهیزات و متعلقات مربوطه
- گزارش نمودن کارکرد و نحوه انجام وظایف و مأموریت های محوله
- درخواست لوازم و وسایل و سایر نیازمندیها و گزارش چگونگی وضعیت خودرو
- انجام سایر امور مرتبط با وظایف واحدهایی که از طرف مقام مافوق ارجاع میگردد
سرایدار
- سکونت دائمی در ساختمان سازمان ثبت
- کمک بانجام کارهای نگهبانی – پیشخدمتی – باغبانی – نامه رسانی و سایر کارهای مشابه آن در ساعات اداری - حصول اطمینان از بسته بودن کلیه پنجره ها – دربها – شیرهای آب و خاموش بودن لامپهای اضافی در پایان ساعات اداری
- ممانعت از ورود و خروج غیرمجاز کلیه افراد و وسائط نقلیه و نظایر آن در ساعات غیراداری به ساختمان
- مراقبت و مطلع نمودن مسئولان امر به منظور پیشگیری حوادث ناشی از خرابی برق – لوله آب و خرابیهای ساختمانی و یا اموال و وسایل اداری و ماشین آلات تحت کنترل
- دادن اطلاع فوری وقوع اتفاقات و حوادث ناگهانی نظیر سرقت و آتش سوزی و خرابی به مقامات مربوطه و مأمورین انتظامی و انجام اقدامات احتیاطی اولیه
- انجام سایر امور مرتبط با وظایف واحد که از طرف مقام مافوق ارجاع میگردد
ماشین نویس
- تایپ کردن نامه ها و یادداشتهای ساده اداری از روی پیش نویسهای خطی
- تایپ کردن بخشنامه ها – یادداستها – گزارشها – مقالات و نامه های چاپی
- تایپ نمودن احکام و لیست حقوق – سند هزینه – حواله و سایر اسناد
- تایپ کرده جداول از روی پیش نویسهای خطی یا اوراق چاپی با رعایت جدول بندی و اصول مربوط به نامه نگاری
- تایپ کردن برگهای عمومی
- مقابله مطالب تایپ شده با نسخه اصلی و تصحیح آنها در صورت لزوم
- انجام سایر امور مرتبط با وظایف واحد که از طرف مقام مافوق ارجاع میگردد
متصدی امور دفتری
- ثبت خلاصه مشخصات نامه های وارده و صادره در دفتر اندیکاتور
- ثبت موضوع و شماره نامه های وارده و صادره در دفتر اندیکس
- بازبینی ضمائم نامه های وارده و صادره و تفکیک و توزیع آنها برای ارجاع به اقدام کننده
- تهیه پیش نویس نامه های اداری
- تعقیب اقدامات در واحدهای مختلف
- ثبت احکام و نامه های صادره در دفاتر اخذ رسید و کنترل رسیدهای صادره از ادارات مربوطه
- اقدام لازم نسبت بدریافت و ارسال بسته های مربوط به ثبت استان
- انجام سایر امور مرتبط با وظایف واحد که از طرف مقام مافوق ارجاع میگردد
متصدی حفظ و نگهداری اسناد و مدارک
- بایگانی نمودن نامه ها و اوراق و اسناد و مدارک و تهیه فهرست مربوطه و منگنه نمودن پرونده ها
- نگاهداری دفتر اندیکس یا کارتهای مخصوص بایگانی و تعیین شماره کلاسمان هر یک از پرونده های متشکله در هر سال مطابق دفتری که برای این منظور تهیه شده است
- پیوست کردن پرونده یا سوابق مربوطه به هر یک از نامه ها که سوابق آنها خواسته شده است و بایگانی مجدد آنها پس از عودت دادن و ثبت جریان در کارتها و دفاتر مخصوص
- آماده کردن پرونده هائی که بایستی بخارج از اداره ارسال میگردد ( شمارش اوراق – لاک و مهر نمودن و تهیه فهرست و منگنه و غیره )
- تهیه خلاصه پرونده طبق دستور مقام مافوق
- دفتر اوقات – تعیین وقت و ثبت کلاسمان پرونده ها در دفتر اوقات و پیگیری نامه های اوقاتی
- حفظ و نگهداری دفاتر اندیکاتور و اندیکس و کلاسمان مورخ به سنوات قبل
- استفاده از کارتهای مخصوص بایگانی جانشین پرونده ها در موقع خروج پرونده ها از بایگانی
- انجام سایر امور مرتبط با وظایف واحد که از طرف مقام مافوق ارجاع میگردد
مسئول امور اداری
- رسیدگی به امور انتصابات و انتقالات کارکنان ثبت استان و واحدهای تابعه و اعلام نظر درباره آنها با توجه به نوع مشاغل و شرایط احراز هر یک از آنها و سایر امکانات و مقتضیات اداری درچهار چوب سیاست کلی و خط مشی دستگاه
- نظارت و تقسیم کار بین کارشناسان و سایر کارکنان امور اداری در استان
- نظارت و اجرای قوانین و مقررات استخدامی در استخدام جدید کارکنان واحد های ثبتی تابعه
- رسیدگی به تقاضا های مرخصی و معذوریت کارکنان ثبت استان با توجه به مقررات و آئین نامه های مربوط
- رسیدگی و اجرای دستور مقامات مافوق در مورد مأموریت های اداری کارکنان ثبت استان با توجه به مقررات
- نظارت بر ارسال پرونده های متشکله در مورد تخلفات کارکنان به مرکزو ابلاغ و اجرا احکام و آراء قطعی هیات های رسیدگی به تخلفات اداری و شورای سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور
- نظارت در امور ارسال رونوشت احکام صادره به واحد های حسابداری و بودجه ثبت استان و سایر مراجع و ثبت در دفاتر مربوطه و تأمین اعتبار و صدور اجازه پرداخت
- رسیدگی های مقدماتی به شکایات مستخدمین در زمینه امور استخدامی و تهیه پاسخ های لازم در این زمینه بر حسب مورد
- نظارت و تنظیم و تهیه آمارهای پرسنلی کارکنان در سطح استان و نیز رسیدگی بامور مربوط بارتقاء گروه و آموزش ضمن و قبل از خدمت کارکنان
- انجام سایر امور مرتبط با وظایف واحد که از طرف مافوق ارجاع می گردد.
